非常时期,企业如何有效开展远程办公?

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这个春节,因为疫情,大家都足不出户避免感染病毒。现在春节快结束了,为避免返程高峰带来交叉传染,国务院办公厅发布了延长假期的通知。

为加强新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作,有效减少人员聚集,阻断疫情传播,更好保障人民群众生命和身体健康,现将春节假期延长至2月2日。

对于大型企业来说,延长假期并且正常发放薪资,影响也许不会很大。

但是,对于中小型企业尤其是创业公司而言,延长假期就有可能导致公司无法正常运转,甚至出现致命危机。但是企业又担心:让员工按时回来上班安全吗?

一个人感染,全公司都会有感染的风险,这对企业来说,是另一个致命威胁。

那么如何既保障员工安全,又能让企业正常运转,避免损失呢?

不少企业,尤其是一些互联网公司,开始尝试一种新策略:远程办公

 

事实上,「远程办公」在欧美早已十分普及,根据Glassdoor的调研结果,包括Airbnb、戴尔、德勤等知名公司,已经为员工提供「远程办公」的便捷通道。

只要管理得当,培训员工合理地使用远程协作工具,「远程办公」不是一件难事。

那么,如何有效推进远程办公?

 

Point 1  每天准时开早会

许多企业的管理者可能有所顾虑:在家远程办公相当于弹性工作,员工真的能按时高效地完成工作吗?其实,我们可以通过增加远程早会这一形式规范员工上班时间,让“到岗”过程更加显性。

约定好上班时间,部门负责人快速发起早会,每个人轮流讲自己昨天做了什么,今天要做什么以及有什么困难,彼此间明确相互的工作内容,让远程协作更容易展开。

只需一台手机一个电脑,5分钟轻松搞定远程早会,开启高效工作的一天。

部门负责人10秒安排早会

 

部门成员1秒快速入会

 

Point 2  及时响应,随时协同

在办公室面对面时,互动和沟通可以轻松展开,不用担心抛出的问题得不到响应。

而远程办公却容易因为距离等因素,导致同事之间对响应时间的期待变得不确定。彼此间的沟通协作因为响应的缺失而大大减少,极易影响工作进度。

面对面在线沟通,是远程协作的基础。开启视频后,随时抛出问题,减少因距离产生的信息不对等,同时让彼此连接的更紧密,更利于工作的开展。

遇到文档等内容理解不清晰的时候,还可以即时共享电脑桌面或文档,与同事针对性的快速交流讨论,相互协作。

保持视频连线,响应更及时

共享文档,实时互动协作

 

Point 3  达成检查机制,定期总结回顾

任何人都很难达到绝对的自律,因此,每个远程协作团队都可以提前制定好检查机制。比如,团队成员每天下班前简单总结汇报工作进度,团队leader及时了解团队工作是否在有序地推进。

除此之外,团队leader可以定期组织团队成员回顾近一段时间的工作内容,探讨更完美的工作流程和工作方式。

团队成员轮流总结

 

Point 4  及时给予员工关怀和鼓励

开展远程办公,需要企业与员工相互信任、相互理解,坦诚相待。

企业可以每周召开员工大会,及时向员工同步信息并给予员工关怀和鼓励,给员工树立信心,让员工愿意对自己的工作负责。

 

召开有序的员工大会,连接员工,建立信任

 

做好以上几点,就会发现,坐在办公室能做的事情,在家一样能做。来不来公司,真的只是个形式而已。

在严峻的疫情面前,推广远程办公既可以帮助国家度过难关,又可降低公司和员工的成本。希望大家能够快速习惯并摸索出远程办公的管理要点。

TalkLine团队会与大家一起探索新的办公模式,同时,也希望能在探索的过程中为大家提供一些力所能及的帮助。

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